Como evitar a procrastinação?

Muitas pessoas possuem problemas para evitar a procrastinação, no entanto, existem formas de organização que são muito efetivas para aproveitar melhor seu tempo. Além disso, pessoas que procrastinam são mais suscetíveis à doenças causadas pela baixa imunidade, dores de barriga e outros sintomas que são ligados à ansiedade.

Por isso, vamos conversar um pouco sobre como evitar a procrastinação e melhorar seus hábitos cotidianos.

evitar a procrastinação - vários relogios

Foto por Lucian Alexe

O que fazer para evitar a procrastinação?

A procrastinação é um hábito criado, tanto por repetição, quanto por autossabotagem. Por isso, é interessante que você utilize algumas ferramentas para conseguir compreender melhor de onde esse hábito surgiu e logo, como superá-lo.

Por isso, fizemos um passo a passo de como se organizar de forma visual para encontrar padrões que vão identificar em quais momentos a procrastinação é mais constante.

Veja abaixo como identificar em quais aspectos você procrastina:

1. Listar suas tarefas

Primeiro escreva uma lista com as suas tarefas diárias e separe as tarefas que você constantemente evita, é importante listar quais são as tarefas que você possui mais problemas, para conseguir identificar a causa e evitar a procrastinação.

2. O que você faz ao invés da sua tarefa?

Ao lado de cada tarefa, defina quais são as coisas que você faz no lugar dessa tarefa. Por exemplo: ver séries, adiantar outros serviços, limpar a casa, etc. Seja sincero consigo mesmo ao escrever essa parte, pois ela é muito importante para que você identifique quando irá postergar algo importante.

Ou seja, se você deseja evitar a procrastinação, deve saber em quais momentos você está suscetível à ela e quais atividades você tende a realizar quando procrastina.

3. Por que evita essas tarefas?

Essa parte é a mais profunda dessa reflexão. É possível que você não compreenda a razão pela qual você posterga uma tarefa, no entanto, tente buscar um padrão dentro das tarefas que você tende evitar, esse padrão te dará uma resposta sobre porque essas tarefas são adiadas constantemente.

Alguns dos motivos mais comuns para postergar uma tarefa são:

Insegurança

Muitas pessoas possuem insegurança para realizar determinadas tarefas, isso pode ser resolvido com algum curso, capacitação ou especialização voltado à essa tarefa em especifico. Dessa forma será possível construir confiança para evitar a procrastinação.

Distrações

Pessoas que são facilmente distraídas podem se esquecer de tarefas e postergar serviços que são importantes.

Se você se distrai facilmente, você deve criar um ambiente que te permita concentrar melhor.  Um ambiente mais organizado, que não te distrairá com pequenos afazeres como “apontar os lápis” ou “limpar a mesa”. Mantenha seu ambiente organizado e distante de todas distrações possíveis para evitar a procrastinação.

Evite ambientes barulhentos, ou ficar perto de objetos que te atraiam. Caso algum colega de equipe te distraia, converse com essa pessoa sobre seus objetivos e metas, conscientizando-a sobre suas necessidades. Será necessário foco e organização para conseguir evitar a procrastinação de forma efetiva.

Sobrecarga

Algumas pessoas estão muito sobrecarregadas, portanto, tendem a evitar algumas tarefas por cansaço.

Para isso, recomendamos que você divida seu projeto em partes menores, e organize quais tarefas vai fazer por dia.  Assim, é possível definir prazos intermediários para entregar partes do projeto. Desta forma você se organiza melhor e consegue gerenciar seu tempo com mais precisão, de forma à não cometer atrasos de entrega, pois seu trabalho será feito de forma gradual.

Como a tarefa será entregue gradualmente, você se sentirá menos cansado e poderá trabalhar com mais afinco no projeto. Essa é uma maneira efetiva de evitar a procrastinação.

Bloqueio criativo

Uma das razões mais comuns para evitar tarefas é o bloqueio de criatividade, aonde você quer realizar seu serviço, mas acaba postergando pois não tem ideias suficientemente criativas para seguir em frente.

Para isso você pode tentar mudar seu local ou método de trabalho, ou seja, saia um pouco do escritório e trabalhe em um café, por exemplo. Ou tente fazer o trabalho com papel e caneta, ao invés de escrever diretamente no computador.

Outra coisa importante é conversar com seus amigos e colegas de trabalho, peça opiniões e faça rascunhos de projeto em base a isso. Pequenas mudanças assim podem ser significativas para seu cérebro, pois elas estimulam métodos novos de pensar, novos caminhos para seguir.

Não gostar do que faz

Outra razão para procrastinação é não gostar do serviço que está realizando.

Para isso recomendamos que você trabalhe com um serviço de recompensas, ou seja, toda vez que terminar um trabalho, você ganhará uma recompensa pré determinada. Assim, você se estimulará a trabalhar com mais satisfação e evitará a procrastinação.

evitar a procrastinação - homem parado em frente a um trem em movimento.

Foto por Fabrizio Verrecchia em Unsplash

Definir prazos e metas tangíveis

Outra estratégia para evitar a procrastinação é definir prazos menores com metas mais tangíveis.

Para isso você poderá fazer um check-list com as tarefas que deve realizar, e adicionar um tempo específico para a realização da mesma.

Desta forma, você também pode utilizar um sistema de recompensas, se você realizar a tarefa no tempo pré determinado, receberá uma recompensa.

Assim, seu gerenciamento de tempo será mais efetivo e claro, fazendo com que você otimize seu tempo de trabalho.

Uma ferramenta que pode te ajudar nesse caso, é o Trello. Nele você pode estabelecer check-lists e gerenciar o tempo de cada tarefa que realizará.

Priorizar tarefas

“Faça ou não faça, tentativas não há” essa icônica frase do mestre Yoda, personagem do Star Wars, nos faz pensar na importância de finalizar um projeto. Ou seja, é melhor ter um projeto finalizado do que perfeito.

Muitas pessoas se focam em pequenos detalhes dentro de um trabalho que muitas vezes são insignificantes.

Por isso, é importante você saber priorizar as tarefas corretas para conseguir finalizar um projeto à tempo, evitando distrações dos pequenos problemas que podem ser gerados durante o mesmo.

“Faça ou não faça, tentativas não há”

Mestre Yoda

Defina horários para cada tarefa

Muitas vezes apenas listar as tarefas não é o suficiente, será necessário realizá-las em um determinado horário pré estipulado. Com isso, indicamos que tenha um horário de início e fim de cada parte do projeto.

Ter um horário definido faz com que você crie rotinas e acostume seu cérebro a uma nova forma de funcionamento. Não pense muito antes de começar a tarefa, simplesmente a inicie na hora designada para a mesma.

Com o tempo, sua cabeça se acostuma com os horários impostos para realização das tarefas.

Para encontrar um padrão nessas tarefas, veja esse exemplo: 

Andreia trabalha como Account Manager em uma empresa, portanto, sempre está em contato com o cliente através de ligações telefônicas, e-mail  e chat.

Porém, ela posterga algumas atividades que são importantes para seu papel dentro da empresa.

Olhe abaixo quais atividades ela possui dificuldade em realizar:

 

evitar a procrastinação - mulher sentada com notebook , tabela descrevendo "Tarefas que evito Como eu evito? Por que eu evito? Escrever e-mails Enviar postais Redatar relatórios Adianto tarefas que não são prioritárias Não sinto que escrevo tão bem como deveria. "

 

Ao observar sua tabela, Andreia percebe que ela evita constantemente tarefas que são relacionadas à escritura. Ela não se sente à vontade com a forma que escreve, portanto, evita tarefas que sejam relacionadas à isso.

Uma boa maneira de evitar a procrastinação para Andreia seria realizar cursos que são voltados à escrita, conquistando assim confiança para conseguir se adaptar melhor ao seu roll dentro da companhia.

 

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